Congressen/Nascholingen/ Seminars
Wij zetten congressen en nascholingen op in binnen en buitenland.
In samenspraak met de opdrachtgever kan VMEC B.V. de volgende logistieke zaken verzorgen:
Locatie
- het regelen van een geschikte locatie
- offertes aan vragen verschillende locaties
- inspectie locatie
- aanspreekpunt bij de locatie bij de opzet van een congres/ nascholing/ workshop
- regelen audiovisuele middelen
- catering doorspreken
- beschikbaarheid extra ruimtes voor eventuele extra workshops en sponsoren
Uitnodigingen
- het verzorgen van uitnodigingsbrieven (mailing bestand dient te worden geleverd)
- Het verzenden van brochures, aankondigingen en uitnodigingen
- het schriftelijk bevestigen van de registratie
- porto afhandeling / incasso’s
- een routebeschrijving naar de congreslocatie en een eventuele extra’s m.b.t. het congres
Registratie
- het registreren van deelnemers
- Afhandeling incasso’s van de inschrijvingen
- het schriftelijk bevestigen van de registratie
- een routebeschrijving naar de congreslocatie en een eventuele extra’s m.b.t. het congres/ nascholing/ workshop
- het aanleveren van deelnemerslijsten
- het verzorgen van naambadges, congresmappen/tassen, certificaten
- het voeren van een secretariaat en het optreden als aanspreekpunt voor deelnemers
- Hotel overnachtingen indien wenselijk
Draaiboeken
- het ontwerpen van draaiboeken en het tussentijds bijstellen ervan
- het opstellen en bewaken van deadlines
- de vervaardiging van het dagdraaiboek van het congres/ nascholing/ workshop
Begroting
- Opstellen en bewaken van de begroting
- Overzichten inkomsten en uitgaven
- Overzichten incasso’s
Sprekers
- het corresponderen met sprekers omtrent het aanleveren van de presentaties
- het bewaken van deadlines en het sturen van schriftelijke herinneringen
- de inventarisatie van wensen ten aanzien van audiovisuele
materialen
- het vaststellen van wensen ten aanzien van reis en verblijf
- financiële afhandeling sprekers als reiskosten en Fee
- het ontvangen en begeleiden van sprekers tijdens het congres
- bedankbrieven sprekers
Drukwerk
- het samenstellen en vormgeven van alle congresdrukwerken
- brochures, registratieformulieren, antwoordfaxen
- definitieve congresprogramma
- congresmappen
- deelnemerslijsten, badges, entreebewijzen en vouchers
Begeleiding op locatie
- de algemene coördinatie en supervisie tijdens het congres
- het bemannen van de registratiebalie met hostesses
- het audiovisueel begeleiden van sprekers gedurende het wetenschappelijke programma
- het optreden als algemeen aanspreekpunt voor organisatiecommissie, deelnemers, congreslocatie, sponsors en eventuele andere partijen
Sponsoring
- het versturen van sponsorverzoeken naar potentiële sponsoren
- de registratie van sponsoraanmeldingen
- het sluiten van overeenkomsten met sponsoren
- het verzenden van dankbrieven, bevestigingen en facturen naar de sponsoren
- de inventarisatie van extra services en overige individuele wensen van sponsoren
Expositie
- het ontwerpen van een expositieplattegrond
- het vervaardigen van een exposantenlijst
- het verzenden van alle benodigde informatie omtrent de op- en afbouw naar exposanten
- het verzorgen van extra benodigdheden voor exposanten
- het coördineren van de op- en afbouw van stands tijdens het congres
Sociaal programma
- het organiseren van sociale activiteiten
- diner/ speakers diner
- partnerprogramma
- entertainment tijdens het congres
